Veeam ON Tour România
EVENIMENT CORPORATE VEEAM SOFTWARE
VeeamON Tour este un concept internațional de evenimente organizate de Veeam Software, dedicat profesioniștilor IT, partenerilor tehnologici și companiilor interesate de soluții pentru protecția, gestionarea și recuperarea datelor.
GoodStory a fost implicată în organizarea edițiilor VeeamON Tour din România până în 2022, coordonând planificarea, producția tehnică, brandingul și logistica evenimentelor.
Proiectul a inclus atât conferințe cu participare fizică, cât și formate online, adaptate cerințelor fiecărei ediții.
Să asigurăm organizarea unor conferințe IT la standardele unui brand internațional, prin integrarea prezentărilor tehnologice, a infrastructurii tehnice, a elementelor de branding și a oportunităților de networking într-o experiență coerentă pentru participanți. Un obiectiv important a fost coordonarea eficientă a furnizorilor și a tuturor componentelor operaționale, indiferent de formatul sau amploarea evenimentului.
ROLUL NOSTRU
Planificare & coordonare generală
- Identificarea și selectarea locațiilor potrivite pentru conferințe
- Planificarea etapelor de pregătire și implementare
- Coordonarea relației cu locațiile, furnizorii și partenerii implicați
- Contractarea serviciilor externe și gestionarea achizițiilor
- Organizarea resurselor și sincronizarea activităților cu agenda evenimentului
Branding & producție
- Adaptarea identității vizuale Veeam la spațiile de eveniment
- Producția materialelor de branding și semnalistică
- Personalizarea scenei, a sălilor de conferință și a zonelor dedicate participanților
- Integrarea elementelor vizuale ale partenerilor și sponsorilor
- Coordonarea montajului și verificarea amplasării materialelor
Producție tehnică & video
- Coordonarea furnizorilor de echipamente audio-video și iluminat
- Organizarea infrastructurii de proiecție și afișare a prezentărilor
- Integrarea materialelor video și a conținutului digital
- Coordonarea filmărilor și a producției video pentru edițiile online
- Organizarea componentelor tehnice necesare transmisiunilor live
- Suport tehnic și operațional pe durata evenimentelor
Logistică & experiența participanților
- Conceperea și pregătirea meniurilor pentru participanți
- Coordonarea speakerilor și a programului de prezentări
- Selectarea și coordonarea echipei de hostess
- Realizarea și pregătirea badge-urilor pentru participanți
- Pregătirea agendelor și a materialelor de conferință
- Producția bannerelor și a materialelor de branding
- Organizarea montajului și amplasarea elementelor de branding
- Coordonarea furnizorilor și supravegherea pregătirilor la locație
Management operațional
- Stabilirea programului de montaj, testare și demontaj
- Coordonarea echipelor tehnice și logistice
- Verificarea echipamentelor și a spațiilor înaintea evenimentului
- Monitorizarea respectării programului
- Gestionarea modificărilor și a situațiilor neprevăzute
Desfășurarea evenimentului
Edițiile VeeamON Tour România au fost organizate în jurul unor sesiuni de prezentări tehnologice, demonstrații și discuții susținute de specialiști Veeam și reprezentanți ai partenerilor companiei.
Pentru edițiile cu participare fizică, programul a inclus conferințe și pauze de networking, într-un spațiu configurat pentru prezentări, interacțiune și vizibilitatea brandului Veeam.
GoodStory a coordonat pregătirea locațiilor, instalarea elementelor de branding, configurarea echipamentelor tehnice și desfășurarea activităților logistice, astfel încât programul să se deruleze conform agendei stabilite.
Edițiile online au necesitat adaptarea producției video și a infrastructurii tehnice pentru transmiterea prezentărilor către participanți. În 2021, VeeamON Tour România s-a desfășurat online și a atras peste 600 de participanți, potrivit informațiilor publicate de ClubIT&C.
Diversitatea formatelor a presupus o coordonare atentă între echipa clientului, speakeri și furnizorii specializați, pentru a menține standardele de organizare ale evenimentului.
REZULTATE
Seria VeeamON Tour România a beneficiat de:
- implementarea locală a unui concept internațional de conferințe IT
- coordonarea integrată a logisticii, brandingului și producției tehnice
- adaptarea organizării la evenimente fizice și online
- integrarea prezentărilor tehnologice și a activităților de networking
- gestionarea operațională a evenimentelor, de la planificare până la demontaj
Colaborarea cu Veeam Software a consolidat experiența GoodStory în organizarea conferințelor corporate din industria IT, unde cerințele tehnice și coordonarea furnizorilor au un rol esențial.
REZULTATE
Seria VeeamON Tour România a beneficiat de:
- implementarea locală a unui concept internațional de conferințe IT
- coordonarea integrată a logisticii, brandingului și producției tehnice
- adaptarea organizării la evenimente fizice și online
- integrarea prezentărilor tehnologice și a activităților de networking
- gestionarea operațională a evenimentelor, de la planificare până la demontaj
Colaborarea cu Veeam Software a consolidat experiența GoodStory în organizarea conferințelor corporate din industria IT, unde cerințele tehnice și coordonarea furnizorilor au un rol esențial.
